OneDrive & SharePoint

OneDrive und SharePoint

Kollaborative Zusammenarbeit ohne Begrenzung und Barrieren

Wahrscheinlich kennen Sie das aus Ihrem Büro-Alltag: Sie wollen an einem Dokument weiterarbeiten, wissen aber nicht, welches die aktuellste Version ist. Oder auch: Ein vergessener Klick, die Datei ist nicht gespeichert und all Ihre Arbeit weg.
Und immer wieder stellt sich die Frage: Wie kann ich große Dateien sicher im Unternehmen versenden und auch extern teilen ohne dabei Sicherheitsvorgaben zu verletzen?
Dieses frustrierende Dokumentenmanagement hat Dank OneDrive und SharePoint ein Ende!

Microsoft hat mit seinem Gang in die Cloud kraftvolle Lösungen für typische Herausforderungen im Büro schaffen können, die das produktive und ortsunabhängige Zusammenarbeiten wesentlich erleichtern.

Mit M365 und seinen Cloud-Services OneDrive und SharePoint geben Sie Ihren Mitarbeitern den Zugriff, den Sie benötigen, um Ihre Aufgaben zeitgemäß zu erledigen.
  • Dokumentenmanagement leicht gemacht mit Microsoft 365
  • Ihre Daten-Verwaltung und Dokumenten-Versionierung, die Datenspeicherung und die gemeinsame Arbeit an Dokumenten ist so einfach geworden, dass es jeder/jede kann!
  • Statt hierarchische Ablage-Strukturen zu pflegen, arbeiten Sie themenbezogen zusammen: Sie teilen Dokumente, vergeben Bearbeitungsrechte und steuern so Ihre Berechtigungsregeln passgenau.
  • Durch ausgefeilte Sicherheitsfeatures braucht sich niemand mehr zu sorgen, gegen die Sicherheitsregeln des Unternehmens zu verstoßen.
Es sind immer wiederkehrende Fragen, die uns bei der täglichen Arbeit begegnen und den Arbeitsfluss hemmen, zum Beispiel:
  • Wie handhabe ich die Masse an digitalen Daten?
  • Wie kann ich unterwegs an Dokumenten arbeiten?
  • Wie stelle ich Informationen einem bestimmten Nutzerkreis zur Verfügung, ohne dabei die Datensicherheit zu vernachlässigen?
  • Wie kann ich eine Datei finden, ohne den Pfad zu kennen?
  • Wie kann ich in einem Dokument arbeiten, obwohl auch andere daran arbeiten?

OneDrive

Mit OneDrive, dem Cloud-Speicher von Microsoft, können Sie Ihre persönlichen und geschäftsbezogenen Dokumente zentral online speichern. Da sich die Dateien in einer gesicherten Cloud befinden, sind sie von jedem Ort aus erreichbar: mobil von unterwegs, aus dem Homeoffice, aus dem Büro – auch ohne online zu sein. Zusätzlich sind Sie mit OneDrive in der Lage, Kollegen ebenso wie externen Partnern oder Kunden ein Dokument freizugeben. 

Sie behalten die volle Kontrolle darüber, wer wie lange Zugriff auf die Daten in Ihrem persönlichen OneDrive-Speicher hat und ob Sie zum Beispiel nur das Zugriffsrecht „lesen“ statt „schreiben“ vergeben.

Sobald ein bestimmter Arbeitsfortschritt des Dokuments erreicht ist oder die Informationen für einen größeren Personenkreis relevant werden, empfiehlt es sich die Datei von OneDrive zum unternehmensweit verfügbaren SharePoint Online zu schieben.

SharePoint Online

Bei SharePoint Online handelt es sich um eine Web-Anwendung von Microsoft, die es zwar auch als Server-Anwendung gibt, im modernen mobilen Arbeitsleben jedoch ihre Vorteile erst als Online-Version voll ausspielt. Sobald es sinnvoll ist, werden die Dateien aus OneDrive auf SharePoint Online verschoben. Dabei können Sie selbst entscheiden, ob Sie die Berechtigungen aus OneDrive beibehalten oder entfernen möchten. Genauso möglich: Die Übernahme der SharePoint Online-Berechtigungen. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, die Berechtigungen für das spezifische Dokument zusammenführen.    

Im Unterschied zu OneDrive stellt SharePoint weitere Features zur Verfügung: Mit SharePoint Online lassen sich zum Beispiel ansprechende Kommunikationsseiten erstellen, die Mitglieder der Organisation über Ankündigungen oder Termine informieren, ohne dass sie die Inhalte verändern können. 


OneDrive und SharePoint - das haben Sie davon!
  • Automatische Versionierung
  • Zusammenarbeit mit Externen und Kollegen leicht gemacht
  • Zeitgleiches Bearbeiten eines Dokuments
  • Orts- und geräteunabhängiger Zugriff (ohne VPN)
  • Teilen mit Einzelpersonen oder einer Gruppe via Link
  • Speicherplatz 1 TB + 10 GB pro User
  • Datenklassifizierung mit automatisierten Prozessen
  • Compliance /Audit – Unterstützung von Standards, wie z.B. DSGVO oder ISO 9001
  • Informationen finden statt suchen: Ganzheitliche Suche über alle Dokumente hinweg

SharePoint – das „Bonusprogramm“

Während sich OneDrive auf das Teilen von Dokumenten konzentriert, bietet SharePoint noch weitere Features, zum Beispiel:
  • Moderne Teamwebsites, die beispielsweise als Basis eines Intranets dienen können
  • Mobile Anwendungen, deren Inhaltsdarstellung sich responsiv auf das jeweilige Endgeräte einstellt.
  • eDiscovery: Datenentwicklungen oder Datenzustände (z.B. in einem rechtlichen Streitfall) nachvollziehen
  • Anbindung an PowerPlatform oder Power Apps für tiefergehende Workflows

Warum ist BTC Ihr passender Partner?

  • Wir sind eine starke Unternehmensgruppe mit agilen Strukturen bei der IT-Implementierung und Beratung
  • Im Rechenzentrum der BTC (BITS) setzen wir alle beschriebenen Technologien ein. Unsere Erfahrungen – onPremises und in der Cloud – sowie unser technischer Sachverstand fließen in jedes Ihrer Projekte ein.
  • Unser einheitliches Vorgehen bei der Beratung stellt eine erfolgreiche Einführung sicher.
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Wir wissen wovon wir reden: Auch BTC-intern haben wir SharePoint etabliert und dabei wertvolle Erfahrungen gemacht, die wir auch bei Ihnen einbringen!
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#futureworkplace
„Wie Gasunie Deutschland mit Hilfe von Service Adoption die digitale Transformation unterstützt und M365 für das gesamte Unternehmen ausgerollt hat."
Roderik Bojanowski
Marktthemenmanager Microsoft 365