Private Channels in MS Teams – sinnvoll oder nicht?
Sie haben Microsoft Teams eingeführt und grübeln noch über die bestmögliche Erstellung und Zusammensetzung von verschiedenen Teams, um Ihre täglichen Arbeitsprozesse über diese Teams abzubilden? Dies ist zwar ein sehr individueller Prozess und unterscheidet sich von Unternehmen zu Unternehmen, jedoch sollten Sie dabei auch die “Private Channels” in Ihre Überlegungen einbeziehen.
Denn mit diesen “Private Channels” ermöglicht Microsoft die Erstellung und Verwaltung von Kanälen, zu denen Nutzer explizit hinzugefügt werden müssen und auch nur den hinzugefügten Nutzern angezeigt werden. Zu erkennen ist ein privater Kanal an einem Schlüsselsymbol hinter dem Kanalnamen. Die Erstellung von privaten Kanälen kann durch entsprechende Richtlinien in Ihrem Unternehmen gesteuert werden. Doch welchen konkreten Nutzen stiften solche Kanäle?
Die Chance eines Private Channels: Noch mehr Kollaboration
Zunächst einmal helfen Private Channels dabei noch intensiver über MS Teams zu kollaborieren und nicht mehr zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln zu müssen. So können z.B. Konversationen die, aufgrund von sensiblen Inhalten, heute noch per direkten E-Mail-Austausch stattfinden an einen zentralen Ort verlagert werden. Budgetplanungen und Strategie-Diskussionen können beispielsweise innerhalb eines Private Channels zentralisiert werden. Die Vorteile, die Microsoft Teams als kollaborative Plattform mit sich bringt, werden dadurch im Unternehmen ausgeweitet:
- Alle relevanten Kollegen erhalten zeitgleich dieselben Informationen.
- Dateien können zentral abgelegt werden, sodass alle relevanten Kollegen immer auf den aktuellen Stand zugreifen können.
- Die Transparenz innerhalb des definierten Personenkreises erhöht sich.
Das Risiko eines Private Channels: Transparenzverlust
Doch ein übermäßiger Einsatz dieser Kanäle kann die eben noch positiv herausgestellte Steigerung der Transparenz, ebenso gegenteilig beeinflussen. So führt die übermäßige Nutzung von Private Channels auch dazu, dass Transparenz innerhalb eines Teams verloren geht, da Informationen nicht mehr allen Teammitgliedern zur Verfügung stehen. Unternehmen sollten daher im Vorfeld genau analysieren, welche Use Cases durch Private Channels unterstützt und vereinfacht werden. Auf Basis der gewonnenen Erkenntnisse lassen sich anschließend die Richtlinien zur Erstellung und Verwaltung von Private Channels individuell für Ihr Unternehmen gestalten. Im Sinne der bestmöglichen Zusammenarbeit und Transparenz sollten Sie sich vor der Erstellung eines privaten Kanals also zweimal fragen, ob dieser Kanal wirklich privat erstellt werden muss.