Hybride Arbeitswelt - Zurück in die Zukunft (oder die Büros)?
Bedingt durch die Corona-Pandemie haben viele Führungskräfte und Mitarbeiter:innen die Vorteile der digitalen Zusammenarbeit zu schätzen gelernt und dennoch geht es für viele langsam zurück in die Büros. Doch erhalten die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen nun oftmals die Freiheit, selbst zu entscheiden, wann sie im Büro arbeiten und wann von Zuhause. Mit Blick in die Zukunft wird dieses Modell eine Option für viele Organisationen – doch worauf sollten Unternehmen achten, wenn sie sich für ein hybrides Arbeitsmodell entscheiden?
1. Vertrauen ist Grundvoraussetzung
In vielen Unternehmen gilt noch „Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser“. Wer sichtbar von 09:00 – 17:00 Uhr im Büro am Schreibtisch sitzt, ist fleißig und bringt die erwünschte Leistung. Ist das Team jedoch im Home-Office, fällt der kontrollierende Blick ins Nachbarbüro oder die Stempeluhr weg. Eine neue Form von Leadership ist nötig. In Zeiten digitaler Kollaboration werden Arbeitsfortschritte und -Ergebnisse oftmals nur durch die gemeinsame Arbeit in Echtzeit an Dokumenten oder Aktualisierungen der Aufgaben im gemeinsamen Planner sichtbar. Vertrauen Sie als Führungskraft oder Kolleg:in darauf, dass Ihr Team nicht auf der faulen Haut liegt. Bereits letzte Woche haben wir Ihnen hier die besondere Rolle der Eigenverantwortung in diesem Kontext erläutert.
2. Klare Kommunikation
Ebenso ändert sich die Art und Weise der Kommunikation durch hybride Arbeitsweisen. Rief man früher kurz ins Nachbarbüro oder hat schnell ein Post-it an den Bildschirm der Kolleg:innen geheftet, so sind heute neue Wege der Kommunikation nötig. Diskutieren Sie gemeinsam: - welche Teams-Kanäle sind wirklich nötig? Wer muss in die Kommunikation einbezogen werden? Ist ein regelmäßiger Austausch über gewisse Themen ratsam? Welche Termine genießen höhere Priorität? Klare Regeln zur Zusammenarbeit und Erreichbarkeit und deren transparente Kommunikation sind für die hybride Zusammenarbeit unabdingbar.
3. Autonomie fördern
Moderne und digitale Führung verschiebt den Fokus weg von den geleisteten Arbeitsstunden und hin zu erbrachten Ergebnissen. Somit wird den Mitarbeiter mehr Verantwortung für die eigene Leistung übertragen. Er hat in einem gewissen Rahmen die Entscheidungsgewalt darüber, wie er die Aufgabe am besten erledigt, welche Anwendungen er nutzt und wann er diese Aufgabe erledigen möchte. Gleichzeitig geht mit dieser Verantwortung aber auch einher, dass er für das Ergebnis verantwortlich ist und mit den Konsequenzen umgehen muss. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter also Ihre eigenen Antworten finden. Digitale Führung ist dafür verantwortlich, einen Rahmen zu gestalten, der jeden Mitarbeiter ermutigt und befähigt, Verantwortung für seine Leistung zu übernehmen.
4. Produktivität steigern
Egal, ob im Homeoffice oder im Büro, die Ablenkung kann überall lauern. Im Homeoffice fehlen dazu noch die Gespräche am Nachbarschreibtisch, die die eigene Motivation steigern könnten. Es gibt verschiedene Möglichkeiten den Arbeitstag möglichst produktiv zu gestalten. Versuchen Sie sich realistische Ziele zu setzen, planen Sie Ihre persönlichen und projektbezogenen Aufgaben sorgfältig mit Tasks von Planner und ToDo und strukturieren Sie diese nach Priorität. Lassen Sie sich inspirieren, tauschen sich über komplexe Themen mit Kolleg:innen aus und belohnen sich für Erfolge. Doch auch Vorgesetzte können Mitarbeiter:innen motivieren - sei es durch eine Motivations-Mail, einen wöchentlichen Austausch mit dem Vorgesetzten oder Anerkennung für gute Leistungen: Mitarbeiter:innen die spüren, dass die eigene Arbeit einen Teil zum Unternehmenserfolg beiträgt, arbeiten motivierter und fleißiger.
5. Transparenz über den Arbeitsplatz schaffen
Machen Sie deutlich, von wo Sie arbeiten, um den Kollegen zu zeigen, wann ein persönlicher Austausch und wann ein virtuelles Meeting möglich ist. Diese Transparenz kann schon durch eine Notiz in Outlook oder in MS Teams geschaffen werden.
6. Kontakte pflegen
Menschen sind soziale Wesen und benötigen das Gefühl einer oder mehreren Gruppe(n) anzugehören. Die Herausforderung in einer hybriden Arbeitswelt besteht darin, nicht den Kontakt zu den Kollegen abreißen zu lassen. Nehmen Sie sich die Zeit und stellen mal wieder ein virtuelles Kaffeedate, ein gemeinsames Mittagessen oder ein Feierabendbier mit den Kolleg:innen ein!
7. Ausreichend Pausen machen und bewegen
Die dauerhafte Bildschirmarbeit stellt für viele Mitarbeiter:innen eine Belastung dar - ganz zu schweigen von dem nicht ganz so ergonomischen Schreibtischstuhl im Homeoffice. Tun Sie sich und Ihrer mentalen wie auch physischen Gesundheit einen Gefallen und planen ausreichend Pausen ein. Versuchen Sie sich während diesen zu bewegen und die Augen nicht auf einen Bildschirm zu richten. In den vergangenen Wochen haben wir Ihnen dazu bereits aufgezeigt, wie Microsoft Viva Ihre mentale Gesundheit unterstützen kann.
8. Klare Meeting Strukturen
Durch den Wegfall der kurzen Kommunikationswege im Büro, ist es umso wichtiger Meetings mit einer klaren Zielsetzung anzugehen: Was soll erarbeitet oder erreicht werden? Eine gute Vorbereitung kann hier helfen: Laden Sie nur passende Ansprechpartner ein und erstellen eine Agenda inkl. Zeitslots. Für die Einhaltung der definierten Meetingstruktur ist es besonders für größere Runden ratsam eine Moderations-Rolle zu vergeben. Halten Sie alle wichtigen Ergebnisse im gemeinsamen OneNote fest und teilen Sie Ihre Bildschirme, sodass alle Beteiligten stets die gleichen Informationen vor Augen haben - auch wenn sich diese nicht im gleichen Raum befinden. Und zu guter Letzt: “keep it short” - Teilnehmer arbeiten fokussierter, wenn das Meeting nicht länger als 45 Minuten andauert.
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