Integration der Standard Operation Processes (SOPs)
Die KVP Pharma + Veterinär GmbH (KVP) wurde in die SAP S/4HANA-Welt der Elanco-Gruppe überführt. Das Customizing aller Prozesse, die in die Cloud umziehen sollten, wurde bereits von den US-amerikanischen Kollegen vorgenommen. Es arbeitete einwandfrei, dennoch standen die Kieler noch vor einigen Aufgaben. So hat der Berater der BTC bei der schnellen und effizienten Übersetzung der SOPs aus dem Englischen für die Instandhaltung (IH) unterstützt. Zudem waren die Stammdaten manuell in Excel-Tabellen aufzunehmen und in das Produktivsystem zu überführen. Dank Unterstützung von BTC konnten die SOP’s für die Instandhaltung planmäßig ins System integriert werden.
Ein funktionierendes System bedienen lernen
KVP suchte nach einem Partner, um die Mitarbeitenden fit für das neue System zu machen und den Funktionsumfang voll nutzen zu können. Nach 11 Sessions à 3 Stunden, die an 6 Präsenztagen schichtbegleitend durchgeführt wurden, konnte KVP in den Arbeitsmodus übergehen. „Der hohe Grad an Eigenständigkeit unseres Beraters und das Hintergrundwissen, das er mitbrachte, machten die Schulungen noch effektiver.“, erklärt Stephan Dittrich, Projektleiter bei KVP. Die Planung der Trainings in mehreren kurzen Sessions und eine freie Terminauswahl waren ein großer Pluspunkt für die Mitarbeitenden. Der Fokus der Schulungen lag auf praxisnahen Einstellungen. So wurden Meldungen und Aufträge gezielt für die betreuten Anlagen angezeigt und die Inhalte konnten direkt auf das laufende Geschäft angewendet werden. Die Mitarbeitenden haben alle notwendigen Einstellungen und Arbeitsschritte direkt am Praxisbeispiel erproben können.
Revisions- und Anwendungssicherheit erreichen
Das KVP-Team kann nun nicht nur ohne lange und zähe Einarbeitungsphase im neuen Cloudsystem weiterarbeiten, sondern ist auch deutlich revisionssicherer aufgestellt. Jeder Auftrag und Beleg ist nun auf Knopfdruck verfügbar, was besonders bei GMP- und FDA-Audits hilfreich ist. So zeigt sich der Projektleiter Stephan Dittrich erfreut und fasst zusammen: Wir können nach Abschluss der Implementierung sagen, dass wir bei einem Projekt dieser Größenordnung in Zukunft früher auf einen externen deutschsprachigen Berater zurückgreifen werden.“ Der SAP Asset Management-Berater der BTC, Holger Hochmuth, ergänzt: „Mit unseren guten Konzepten und den Schulungen im Arbeitsalltag der Mitarbeiter können wir sicherstellen, dass alle Möglichkeiten, das Cloudsystem zu nutzen, auch ausgeschöpft werden und die Mitarbeiter so schnell wie möglich wieder in den Arbeitsalltag zurückkehren können.“