Neue Softwaregeneration SAP S/4HANA für Kommunen

Vielfältige kommunale Aufgaben, vielfältige Software Lösungen?

Genauso groß wie die Aufgabenvielfalt der Kommunen ist auch die Vielfalt der Software-Lösungen, die im Zuge der Aufgabenerledigung zum Einsatz kommt.

Die Frage, ob hierfür Standardsoftware Verwendung findet oder nicht, stellt sich den Kommunen schon seit Jahrzehnten. Einerseits spricht die Individualität der kommunalen Aufgaben für spezielle Lösungen je nach Branche. Andererseits ist es vor dem Hintergrund des technologischen Wandels und den daraus resultierenden neuen Aufgaben und Herausforderungen (Stichwort Digitalisierung) sowie den steigenden Datensicherheitsgründen wichtiger denn je technologisch „am Puls der Zeit“ zu sein. Insbesondere für verwaltungskritische Anwendungen – solche, die die essentiellen Abläufe unterstützen - ist die Gewährleistung von Support und die Verfügbarkeit regelmäßiger Aktualisierungen durch den Softwareanbieter unabdingbar.

ERP - Enterprise Ressource Planning birgt ungenutztes Potential

Die beschriebene Vielfalt der Aufgaben und Lösungen, oftmals gepaart mit einer komplexen Organisationsstruktur, die strategische IT-Ansätze zusätzlich erschwert hat, mag eine der Ursachen sein, dass das Thema „ERP – Enterprise Ressource Planning“ im kommunalen Umfeld bislang eher unterrepräsentiert war. Aktuell nutzen viele Kommunen SAP ausschließlich im Finanzwesen, allenfalls ergänzt um das Personalwesen. Dagegen ist eine ganzheitliche Nutzung im Sinne des ERP-Gedankens, d.h. Finanzwesen – Personalwesen – Materialwirtschaft eher die Ausnahme, obwohl sich hier noch viel digitales Potential heben lässt.

SAP-Technologie SAP S/4HANA eröffnet neue Möglichkeiten

Eine für alle: Die Veränderung der SAP Strategie hat das Ziel, die Komplexität der SAP Software zu reduzieren. Mit einer neuen Softwaregeneration um die In-Memory-Datenbank HANA und die darauf ausgerichteten Anwendungen, wie die neue Produktlinie SAP S/4HANA, eröffnet SAP den Kommunen völlig neue Möglichkeiten. SAP S/4HANA ist jedoch nicht nur eine neue Produktlinie der SAP, sondern gleichzeitig eine Möglichkeit, die Systemlandschaft drastisch zu vereinfachen. Für die aktuelle Software SAP ERP 6.0 läuft die Standardpflege im Jahr 2027 aus.

Dabei ist „ERP“ bei SAP keine Neuheit, sondern birgt in der neuen Generation nur wesentlich mehr Vorteile: Mit SAP S/4HANA entfallen jetzt die Hürden für neue innovative und integrierte Nutzungsszenarien. Sei es die moderne Hochleistungs-Architektur, die nun mit der entsprechenden Power ausgestattet ist, oder das völlig überarbeitete stark vereinfachte Datenmodell, das die Abbildung aller Prozesse in einem System ermöglicht, oder die neue moderne intuitiv bedienbare Benutzeroberfläche, die auch über mobile Endgeräte genutzt werden kann.

Trend zur integrierten Standardsoftware

Im Hinblick auf die aktuelle Vielfalt der kommunalen Software-Lösungen unterstreichen und unterstützen die neuen Möglichkeiten der SAP-Software den Trend hin zur Standardsoftware. Bisherige Vorbehalte bezüglich Benutzeroberfläche, die Abbildung spezifischer Verwaltungsprozesse oder fehlende bzw. abweichende Funktionalitäten zu althergebrachten Branchenlösungen, treten immer mehr in den Hintergrund. Hier eröffnet SAP S/4HANA neue Möglichkeiten, denn mit der neuen SAP Lösung lässt sich eine kommunale Organisation konsequent auf digitale Prozesse ausrichten.

Im deutschen Kommunalmarkt ist bei Großkommunen (> 100 TSD Einwohner) SAP mit seiner Softwaregeneration (SAP ERP) Marktführer mit ca. 65 %. Für die speziellen Branchenausprägungen, mittels derer die Anforderungen des Doppischen Haushaltsrechts abgebildet werden können, stellen SAP und SAP-Partner zusätzliche Funktionalitäten zur Verfügung. Dies gilt zunehmend auch für die Vielfalt der sehr speziellen, kommunalen Einnahmen und Ausgaben. Mit einer schnittstellen- und redundanzfreien Standardlösung können alle Anforderungen abgedeckt werden.

Der richtige Ansatz: „Brownfield“ oder „Greenfield“?

Im Zuge der digitalen Transformation steht jetzt eine Vielzahl an SAP-Anwendern im öffentlichen Sektor vor der Frage, ob Verwaltungsprozesse komplett neu definiert oder die alten Prozesse zunächst übernommen werden sollten. Doch wann ist welcher Ansatz zu präferieren?

Trotz Digitalisierung: Ein schlechter Prozess bleibt ein schlechter Prozess

Bei vielen kommunalen Kunden ist SAP schon seit einiger Zeit im Einsatz – sei es auf Basis der vor ca. 15 Jahren ausgelieferten „Musterlösung Doppik“ oder als individuelle Projektlösung. Beide Ansätze haben zu SAP-Systemen geführt, die in vielen Bereichen sehr speziell ausgeprägt worden sind, wobei dies teilweise mit einer Veränderung des SAP-Standards einhergegangen ist. Die Erfahrungen zeigen, dass nicht nur der Aufbau, sondern auch der Unterhalt solcher Erweiterungen mit hohen Investitionen verbunden sind. Hinzu kommt, dass die ursprünglichen Gründe für die Erweiterung mittlerweile häufig obsolet sind oder sich der SAP-Standard schlicht weiterentwickelt hat.

Wie lautet unsere Empfehlung für Sie?

Ein schlechter Prozess bleibt ein schlechter Prozess. Daher ist eine Lösung in Richtung SAP S/4HANA im Sinne eines Brownfield-Ansatzes wenig sinnvoll.

Ärgern Sie nicht länger über suboptimale Prozesse, die ohnehin optimiert werden müssen!

Aber muss es wirklich die „grüne Wiese“ gemäß eines Greenfield-Ansatzes sein, innerhalb dessen alle Prozesse neu erfunden werden? Unsere Erfahrung setzt dabei auf einen Mittelweg, um den Greenfield-Ansatz mit dem Einsatz eines modernen, SAP S/4HANA-fähigen Templates zu paaren und selektiv eine Auswahl von Altdaten, Prozessen und Eigenentwicklungen bzw. Add-Ons zu übernehmen.

Sie sparen mit diesem Vorgehen Zeit und Kosten und gewinnen im Hinblick auf die Nutzung von möglichst viel Standardfunktionalität signifikante Verbesserungen.

Unsere Leistungen

Wir bieten Kunden und Interessenten Workshops zum Thema S/4HANA an. Diese werden speziell an Ihre jeweiligen Anforderungen angepasst. Darüberhinaus wird im Rahmen eines Vorprojekts eine Machbarkeits- und Vorgehensstudie zur Einführung von SAP S/4HANA erstellt. Ziel Studie ist es, die unterschiedlichen Lösungsansätze für die SAP S/4HANA-Transition hinsichtlich ihrer Durchführung zu überprüfen, die Risiken zu identifizieren und Erfolgsaussichten unter den gegebenen Rahmenbedingungen abzuschätzen.

Unsere Referenzen 

Wie auch Sie mit uns durchstarten!

Nachdem sich anfangs viele Kommunen noch recht zögerlich mit der SAP S/4HANA-Thematik befasst haben, ist seit Mitte 2018 festzustellen, dass der Bedarf und die Nachfrage nach Beratung sichtlich steigen. Insbesondere überwiegt die Unsicherheit hinsichtlich „wie sieht der Weg dorthin aus?“ - aber auch die Frage nach den Kosten ist nach wie vor ein großes Thema.

Umso wichtiger für uns, Sie mithilfe unserer Leistungsbausteine entlang der gesamten Wegstrecke mit fundierten Beratungsleistungen in die neue Welt von SAP S/4HANA zu führen. Als zertifizierter SAP-Goldpartner und Partner von Komm.ONE sind wir zudem Ihr kompetenter Ansprechpartner in Sachen Lizenzen, Beratung und Schulung.