New Work – eine Frage der Kultur. Und der Tools

26.02.2020  Junge Fachkräfte werden von Unternehmen dringend gesucht. Eine agile Unternehmenskultur mit modernen, kollaborativen Arbeitstools kann beim Wettlauf um qualifizierte Arbeitnehmer ein entscheidender Faktor sein. Aber manche Entscheider sind sich unschlüssig, wie genau sie dafür die Weichen stellen sollen. Dabei kann schon die Umstellung auf kollaborative Tools wie Office 365 ein guter erster Schritt Richtung "New Work" sein. Ein Schritt, den Unternehmen sowieso gehen müssen.

Wenn Berufseinsteiger nach dem Studium ins Arbeitsleben eintreten, ist für sie das kollaborative Arbeiten, etwa via Google-Apps, selbstverständlich. Dass Unternehmen noch mit Laufwerken und Offline-Programmen arbeiten und Mitarbeiter Dokumente per E-Mail-Anhang versenden, ist für sie daher beinahe ein Schock – eine Reaktion, die Entscheider ernst nehmen sollten: "Wenn man sich als Unternehmen heute attraktiv aufstellen möchte, ist eine moderne Arbeitswelt mit den entsprechenden Tools und einer agilen Kultur ein wichtiger Faktor", so Dr. Florian Fortmann, Berater für Digitale Strategien und New Work beim IT-Consulting-Unternehmen BTC. "Junge Menschen möchten sich in ihrer Arbeitsweise nicht durch veraltete Strukturen und Prozesse einschränken lassen. Die Unternehmenskultur wird so oft zum Zünglein an der Waage bei de Entscheidung für oder gegen einen Arbeitgeber."

Ein altes Konzept mit neuer Aktualität.

"New Work" lautet das Stichwort, unter dem sich die Wünsche vieler junger Fachkräfte in diesem Kontext zusammenfassen lassen. Kein neues Konzept, schließlich wurde der Begriff schon in den 1980 er Jahren verwendet. Der österreichisch amerikanische Philosoph Frithjof Bergmann entwickelte damals die Idee von Arbeit als Platz der Kreativität und Selbstverwirklichung. Es war eine Antwort auf die Entwicklung des Stellenmarkts in den 1970 er Jahren, die von zunehmender Arbeitslosigkeit aufgrund von steigender Automatisierung und Rationalisierung geprägt war. Heute ist das vielleicht noch aktueller als es damals der Fall war – kein Wunder also, dass "New Work" im neuen Jahrtausend eine Renaissance erlebt. Laut der IDG-Studie "Arbeitsplatz der Zukunft" stimmen 89 Prozent der Unternehmen zu,dass ein moderner, attraktiver Arbeitsplatz im "War for Talents" eine zentrale Rolle spielt. Zugleich hat nur jedes fünfte Unternehmen eine Strategie für den Arbeitsplatz der Zukunft.

Heute berät Fortmann Unternehmen, wie diese ihre Firmenkultur an die sich wandelnden Anforderungen des Marktes wie auch junger Fachkräfte anpassen können. Oft steht das jedoch zunächst gar nicht im Vordergrund. "Viele Unternehmen kontaktieren BTC hauptsächlich, weil sie von alten Office-Versionen auf Office 365 wechseln müssen", berichtet er. Die technische Einführung übernimmt dann die BTC-Tochter BTC IT Services GmbH. Da bei der Einführung der neuen Tools von Office 365 – wie etwa dem Werkzeug des kollaborativen Projektmanagements "Microsoft Teams" – zugleich die Frage aufkommt, wie die Mitarbeiter schnell lernen, die neue Software richtig zu nutzen, sind auch Fortmann und seine Kollegen gefragt. "Hier ist es wichtig, dass alle Kolleginnen und Kollegen, und vor allem die Führungskräfte und das Management mitziehen", betont der Experte. "Kollaborative Tools, wie Office 365 sie bietet, können ihre immensen Vorteile nur dann voll ausspielen, wenn alle sie zweckgemäß einsetzen."

Die Rolle von Office 365.

Dabei liegen die Vorteile des neuen Office auf der Hand. Die Applikationen wie Word, Excel, Powerpoint oder One Note ermöglichen es in Office 365, gemeinsam und parallel an Dokumenten zu arbeiten. "Früher musste man sich da absprechen und Dokumente mühsam aus verschiedenen Versionen zusammenführen", so Fortmann. "Das erfordert einen hohen Abstimmungsaufwand, und beim Copy-Pasten kommt es dann gerne zu Fehlern. Das fällt heute weg, man sieht in Echtzeit, was der Partner macht, und parallel dazu kann man einen Chat aufmachen und sich absprechen." Eine Studie von Forrester Research ergab, dass Mitarbeiter durch diese bessere Zusammenarbeit bis zu vier Stunden pro Woche einsparen können. Für Unternehmen bedeutet das ein Einsparpotenzial in Millionenhöhe. Besonders die Projektarbeit stellt Projektgruppen mit herkömmlichen Applikationen und Prozessen vor Schwierigkeiten, die heute nicht mehr sein müssten: Da liegen Daten in verschiedenen Ordnern auf diversen Laufwerken, werden in unzähligen Versionen als E-Mail-Anhang verschickt, Echtzeitkommunikation verläuft per Telefon oder Skype – Informationen sind so auf eine Vielzahl von Kanälen verstreut. Ein Tool wie Microsoft Teams konzentriert dagegen alle Informationen zu einem Projekt in eine zentrale Oberfläche und gibt den Projektmitarbeitern integrierte Kommunikationsmittel an die Hand, um sich auszutauschen. Durch diese Online-Meetings reduziert Microsoft Teams die Gesamtzahl und Dauer klassischer Meetings – eine Zeitersparnis, durch die Unternehmen ebenfalls Millionenbeträge einsparen können. Die Bereitstellung der Office-Dienste via professionell abgesicherter Cloud verringert zudem laut der Studie die Ausfallzeiten um bis zu 14,6 Prozent. Auch das zahlt sich für Unternehmen in barer Münze aus.

Ein beinahe unausweichlicher Wandel zum Besseren.

Für viele Unternehmen ist der Umstieg auf Office 365 auch ein – manchmal unverhoffter, aber willkommener – Anlass, die Unternehmenskultur im Ganzen agiler und kollaborativer zu gestalten. "Bei der Beratung zur effektiven Nutzung der neuen Tools erkennen Entscheider, dass sich viel Effizienz und Produktivitätspotenzial erschließen lässt, wenn man zusätzlich zur Einführung von Tools auch die Hierarchien etwas flacher gestaltet, Entscheidungswege verkürzt und Prozesse optimiert."  Dass das manchmal ein gewisses Change Management erfordert, ist klar. "Das sollte von vornherein Teil der Planung bei der Einführung neuer Tools sein", betont Fortmann. Angesichts des nahenden Support-Endes für ältere Office-Versionen im Oktober 2020 häufen sich die Anfragen bezüglich eines Wechsels zu Office 365. "Der Wechsel wird unausweichlich, wenn man nicht ins Offline-Zeitalter zurückgeworfen werden möchte", sagt der BTC Experte. Der Vorteil von Office 365 aus der Cloud ist, dass jetzt dank der Cloud, alle paar Wochen ganz automatisch kleinere Updates erfolgen – statt große Versionswechsel alle paar Jahre. "Gewissermaßen ist das also die letzte große Umstellung, die Unternehmen machen müssen", sagt Fortmann. "Wir bei BTC nutzen die kollaborativen Office-Tools bereits intensiv im Unternehmen und das erfolgreich."