Quicktipp zu Copilot für Microsoft 365: Copilot in Outlook

Thema: Quicktipp, MS 365, Modern Workplace

Constanze Braun

Copilot für Microsoft 365 richtig nutzen, um die eigene Produktivität zu optimieren – klingt gut und ist auch möglich. Vor kurzem haben wir unsere Quicktip-Reihe zu Microsoft Copilot gestartet. Den Anfang machte „Copilot in Teams“. Mit Copilot in Outlook betrachten wir nun für Sie weitere hilfreiche Anwendungsmöglichkeiten. Copilot für Microsoft 365 kann in Outlook auf vielfältige Weise unterstützen.

Eine E-Mail mit Microsoft Copilot entwerfen

Copilot kann Ihnen helfen eine E-Mail mit bestimmten Kernpunkten zu verfassen. Dabei assistiert die KI bei der Erstellung eines Entwurfs, der die wesentlichen Inhalte bereits ausformuliert enthält. Diese können nach der Erstellung weiter optimiert werden. Entscheiden Sie über die Generierungsoptionen wie formell die Nachricht geschrieben werden und ob sie eher kurz oder ausführlich sein soll. Diese Punkte lassen sich im Nachhinein erneut anpassen. Wichtig ist, dass Sie die Nachricht nochmal überprüfen, denn wenn der Entwurf nicht Ihren Vorstellungen entspricht, können Sie sich mit Copilot einen komplett neuen Entwurf generieren lassen bis Sie zufrieden sind und die Mail versenden möchten.

Lange E-Mail-Unterhaltungen mit Copilot zusammenfassen

Das kennen Sie bestimmt auch: Sie haben sich mit einer/m Kolleg*in einige E-Mails zu einem bestimmten Thema hin- und hergeschickt und Ihnen fehlt nun der Überblick. Copilot kann Ihnen helfen diese Unterhaltung zusammenzufassen, indem die wichtigsten Punkte aus Ihren E-Mail-Konversationen automatisch extrahiert werden. So sind Sie nach Abwesenheiten wieder schnell auf dem Laufenden und müssen nicht jeden einzelnen E-Mail-Verlauf durchlesen, um die gewünschten Informationen zu erhalten.

Um einen bestimmten E-Mail-Thread zu betrachten, geben Sie Details oder den Betreff der E-Mail in Copilot für Outlook an, damit entsprechende Inhalte zusammengefasst werden können.

Sich mit Copilot coachen lassen

Oft ist man in der Situation, dass eine wichtige E-Mail zu verfassen ist, man aber nicht weiß, wie man die gewünschte Botschaft richtig vermitteln soll. Copilot kann in Outlook auch als Coach fungieren. Sie werden Tipps erhalten, wie Sie Ihre E-Mails effektiver oder freundlicher gestalten und Ihre Kommunikation damit verbessern. Mit Copilot können Sie hierzu hilfreiche Vorschläge zum Anpassen von Ton, Klarheit und Leserstimmung erhalten, bevor Sie auf „Senden“ klicken.

Welche Einschränkungen hat Copilot in Outlook?

Als Anwender*in können Sie die beschriebenen Copilot-Szenarien in Outlook nur für Ihr Hauptpostfach verwenden. Sie funktionieren nicht für Archive, Gruppen oder freigegebenen und delegierten Postfächer, auf die Sie zugreifen können. Copilot-Szenarien sind außerdem nicht mit Postfächern kompatibel, die nicht auf Exchange Online laufen.

Zusammengefasst ist Copilot für Microsoft 365 darauf ausgelegt, Ihre Effizienz zu erhöhen, indem es Ihnen ermöglicht, sich auf komplexere und kreativere Aufgaben zu konzentrieren, während Routineaufgaben, wie zum Beispiel das Verfassen und Zusammenfassen von E-Mails, von Copilot übernommen werden können.

Wenn Sie neugierig geworden sind und noch mehr zu Copilot für Microsoft 365 erfahren möchten, dann kommen Sie gern auf uns zu und buchen Sie ein Experten-Gespräch mit uns! Informieren Sie sich auf unserer BTC-Internetseite zum Thema „Microsoft Copilot: künstliche Intelligenz für Ihre Office-IT!“ und lesen Sie auch den Blog-Artikel zum Thema „Quicktip zu Copilot für Microsoft 365: Copilot in Teams“.