Generell sollten Sie jedoch aufmerksam prüfen, welche Dateien Sie mit Personen außerhalb des Unternehmens teilen und vertrauliche Dokumente davon ausschließen.
In diesem Artikel haben wir bereits thematisiert, wie die automatische Klassifizierung in SharePoint Online dabei unterstützt und Ihre Mitarbeitenden vor versehentlichen Datenschutzverstößen schützen kann.
Eine ausgeprägte Governance ist essenziell, wenn Sie mit externen Beteiligten zusammenarbeiten möchten.
So können Sie z.B. beim Teilen von Dokumenten auswählen, dass jeder mit dem entsprechenden Link auf das zugehörige Dokument zugreifen kann. Dies ist zwar die einfachste Option, um Dokumente zu teilen, jedoch kann dieser Link beliebig oft weitergeleitet werden.
Wenn Sie jedoch möchten, dass sich Personen außerhalb Ihrer Organisation stets authentifizieren, wenn sie auf Inhalte in SharePoint, Gruppen oder Teams zugreifen, können Sie die Freigabe "Jeder" deaktivieren. Sie können Ihre Inhalte dennoch problemlos mit Gästen teilen, indem sie bestimmte Personen-Links verwenden. Demnach können nur die Gäste das Dokument einsehen oder bearbeiten, die Sie manuell ausgewählt haben.
Zusätzlich können Sie definieren, ob und wann externe Freigaben ablaufen sollen. Beispielsweise können alle externen Zugriffe automatisch nach 60 Tagen deaktiviert werden. So können Ihre individuellen Governance-Richtlinien ohne manuelle Zuarbeit automatisiert umgesetzt werden.
Shared Channels in MS Teams
Sollten Sie regelmäßig mit den gleichen externen Ansprechpartnern zusammenarbeiten, so empfiehlt es sich einen gemeinsamen Kanal direkt in MS Teams anzulegen. Durch diesen findet die Zusammenarbeit zwischen internen und externen Partnern nahtlos in MS Teams statt und kann direkt in der gewohnten Teams Umgebung des eigenen Unternehmens stattfinden.
Hier erfahren Sie mehr dazu.
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