Dokumentenmanagement mit SharePoint Online - Keine Angst, dass etwas verloren geht
Kommt Ihnen folgende Situation auch bekannt vor?
Sie möchten an einem Dokument arbeiten, finden dieses nach einiger Zeit in Ihren Ordnerstrukturen nur um dann festzustellen, dass dieses Dokument aktuell von einer anderen Person geöffnet ist und Sie an der Bearbeitung hindert? Um Zeit zu sparen, wird also eine Kopie Namens DokumentXY_version1.2 erstellt und die vorgenommenen Änderungen farblich hervorgehoben. Was initial zu Zeitersparnis für die bearbeitende Person führen sollte, führt in Wahrheit zu einem Wust an Dokumenten mit unterschiedlichsten Versionen, deren Synchronisation manuell vorgenommen werden muss die erhoffte Zeitersparnis schnell ins Gegenteil drehen lässt.
Begegnet man diesen Problemen mit der Demonstration des gleichzeitigen Bearbeitens von Dokumenten in SharePoint Online, so kommt auf Anwenderseite oftmals Sorge auf, dass die eigenen Inhalte überschrieben werden und verloren gehen. Um Ihnen diese Angst zu nehmen, thematisieren wir heute die Versionisierung und den mehrstufigen Löschprozess in SharePoint Online.
Ein Dokument. Mehrere Versionen. Kein Datenverlust.
Um einem Datenverlust vorzubeugen, bietet SharePoint Online die Möglichkeit einer automatischen Versionierung. Durch diese wird automatisch eine Liste mit allen Änderungen an Dateien, Dokumenten und Elementen angelegt, sodass Sie sich mittels eines Versionsverlaufs frühere Versionen einer Datei anzeigen lassen können und bei Bedarf auch einfach wiederherstellen können.
Daraus ergeben sich unterschiedliche Einsatzmöglichkeiten. Zum einen können Änderungen leicht nachverfolgt werden, da im Versionsverlauf einsehbar ist, wer die Datei wann bearbeitet hat und welche Änderungen vorgenommen wurden. Somit können etwaige Fragestellungen zu Änderungen direkt an die richtige Person adressiert werden. Zudem können Versionen miteinander verglichen werden, ohne eine alte Version direkt wiederherstellen zu müssen. Und wenn die neue Version nicht gefällt, können Sie diese auch ganz einfach verwerfen und durch eine vorangegangene Version ersetzen – ohne dabei mehrere Dateien zu erzeugen.
Die Versionierung kann durch berechtigte Nutzer in den Bibliotheks- bzw. Listeneinstellungen aktiviert und deaktiviert werden. Bei Aktivierung wird immer eine neue Version erstellt, wenn eine Datei überschrieben, abgespeichert oder sich in diese Wiedereingecheckt wird. So können pro Datei bis zu 400.000 Hauptversionen und 511 Nebenversionen (Entwürfe) gespeichert werden. Diese Werte lassen sich ebenfalls in den Listen- bzw. Bibliothekseinstellungen ändern. Eine Klickanleitung zur Aktivierung und Konfiguration der Versionierung finden Sie hier: Aktivieren und Konfigurieren der Versionsverwaltung.
Mehrstufiger Löschprozess in SharePoint Online
Eine weitere Gefahrenquelle des Datenverlustes besteht beim Löschen von Dateien. Auch hier bietet SharePoint Online eine Lösung, um ungewolltem Datenverlust vorzubeugen – den mehrstufigen Löschprozess.
Gelöschte Elemente einer SharePoint Website, werden an den Papierkorb der Website gesendet. Werden diese Elemente aus dem Website-Papierkorb gelöscht, werden diese wiederum an den Papierkorb der Websitesammlung (endgültiger Papierkorb) gesendet. Dort kann der Websitesammlungsadministrator nun die gelöschten Elemente an ihren ursprünglichen Speicherorten anzeigen und auch wiederherstellen.
Werden die Elemente in diesem Papierkorb gelöscht oder die Aufbewahrungszeit überschritten, so werden diese endgültig gelöscht. In SharePoint Online werden die Elemente für insgesamt 93 Tage aufbewahrt, ab dem Zeitpunkt, zu dem sie aus ihrem ursprünglichen Speicherort gelöscht werden. Sie bleiben so lange im Papierkorb der Website, bis sie von dort gelöscht werden oder der Papierkorb geleert wird. In diesem Fall wechseln die Elemente in den Papierkorb der Websitesammlung, wo sie für die restlichen Tage verbleiben, wenn sie nicht manuell gelöscht werden.
Sollte allerdings das Kontingent des Papierkorbs der Websitesammlung überschritten werden, beginnt SharePoint Online mit dem Bereinigen der ältesten Elemente.
Doch auch dann gibt es keinen Grund zur Sorge: SharePoint Online speichert nochmal alle Inhalte für zusätzliche 14 Tage über die tatsächliche Löschung hinaus. Die Administratoren können dann den Microsoft-Support kontaktieren, um jederzeit innerhalb des 14-tägigen Fensters eine Wiederherstellung anzufordern.