Möglichmacher M365 – Vom Schleifendrehen und der Suche nach der letzten Version von Informationsbausteinen

Thema: MS 365, Modern Workplace

Möglichmacher M365 – Vom Schleifendrehen und der Suche nach der letzten Version von Informationsbausteinen

Vom Telegramm per Draht zu MS Teams: Die Evolution der Kommunikation

Die doch recht sperrige Kommunikation von Kurznachrichten via Telegramme wurde mit dem Aufkommen von Handys zunächst zur SMS. Heute gehört der schnelle und unkomplizierte Informationsaustausch via Chat in diversen Social-Media-Kanälen, aber auch in Microsoft Teams zum Alltag und ist von überall möglich – Smartphone sei Dank. Damit sind wir einen weiteren Evolutionsschritt gegangen: Dokumente sind nicht länger dominierendes Medium zur Weitergabe von Informationen. Informationen werden vielmehr in einzelnen Bausteinen kommuniziert, geteilt und verbreitet. Diese Bausteine kommen vielfältig daher: Text, Tabellen, Grafiken und Bilder, Audiodateien, Video Clips u.v.m.

Vielfältige Softwarelösungen wie bspw. Microsoft 365 stellen uns bislang schon für zahlreiche Anwendungsfälle spezialisierte Applikationen zur Verfügung, die uns den Arbeitsalltag erleichtern. Um Informationsbausteine zu verwalten, weiterzuentwickeln und gezielt in den Wissensaustausch von Unternehmen zu integrieren, brauchte es bislang dennoch häufig viel manuelle Arbeit, wobei nicht selten vielfältige Versionen derselben Information entstehen. Die Synchronisation der Informationsbausteine an allen verwendeten Orten ist höchst aufwändig.

MS Loop in der Praxis: Der nächste Evolutionsschritt

Hier liegt die große Chance und der Mehrwert von Microsoft Loop. Die ersten Komponenten der neuen Microsoft App hatten wir Ihnen hier bereits vorgestellt. Mit Microsoft Loop können Sammlungen von Informationsbausteinen in einem logischen Format organisiert werden. Stellen Sie sich eine große Leinwand vor, auf der Benutzer die verschiedensten Informationsbausteine logisch in einer einzigen Ansicht anordnen können. Somit können Sie spezifische Informationen über eine bestimmte Aufgabe, in einer zentralen, in Echtzeit aktualisierten Übersicht anzeigen.

Ein Beispiel aus meinem Arbeitsalltag. Wir möchten eine neue Kampagne planen, um unsere Kunden von unseren Dienstleistungen rund um Microsoft 365 zu überzeugen. Zunächst starten wir in einem Cross-Funktionalen Team mit einem Brainstorming mit Hilfe von Miro (Microsoft Whiteboard ist hierfür deutlich weniger attraktiv), der Austausch dazu erfolgt via Chat in einem MS Teams Kanal. Die zeitliche Aufplanung der besprochenen Aktivitäten erstellen wir in Excel und fassen die Ergebnisse in einer PowerPoint Präsentation zusammen. Die vereinbarten To Dos wiederum sammeln wir in einem Planner… Sie verstehen das Prinzip. Die Herausforderung: all diese Dokumente und Informationsbausteine sprechen nicht miteinander. Änderungen an einem Ort müssen manuell an alle anderen relevanten Stellen übertragen werden. Mit Microsoft Loop können wir zukünftig die Schlüsselinformationen verbinden: Die einzelnen Bausteine werden automatisch überall, wo sie verwendet worden sind, synchronisiert. Der Clou: Sie können ebenfalls in gänzlich neuen Verbindungen weiterverwendet werden.

Tipps für die Nutzung von MS Loop

Dieses Szenario ist noch Zukunftsmusik, doch können wir die Zeit bis zur Verfügbarkeit der vollständigen Microsoft Loop App nutzen, um Erfahrungen mit den verfügbaren Loop Komponenten in Microsoft Teams und Outlook zu sammeln und Einsatzbereiche für den eigenen Wirkungsbereich entdecken. Sie wissen schon: Wir bauen Stück für Stück auf Bekanntem auf und erweitern so unser Wissen. Für die ersten Gehversuche hier ein paar Hinweise:

• Microsoft Loop Komponenten sind derzeit nur in Teams Chats und in Privaten Meetings mit Mitgliedern der eigenen Organisation verfügbar (nicht in Unterhaltungen in Teams Kanälen)
• In diesem Beitrag kündigten wir die Nutzung von Loop in Outlook ab Juni an. Die Veröffentlichung wurde jedoch verschoben. Nun sollen die Loop Komponenten in Outlook ab Juli 2022 verfügbar sein. Wir halten Sie auf dem Laufenden!
• Von Ihnen erstellte Loop Komponenten werden in Ihrem OneDrive in dem Ordner „Microsoft Teams Chat Files“ gespeichert. Die Empfehlung bislang lautete stets, geteilte Dateien in Teams oder SharePoint Online zu speichern, da mit dem Austritt der Person aus einer Organisation auch alle Informationen auf deren OneDrive nicht mehr verfügbar sind. Mit diesem Prinzip bricht Microsoft jedoch in diesem Fall, um Anwendern einen schnellen Einstieg zu dieser neuen Art der Zusammenarbeit auf bekanntem Terrain zu ermöglichen.
• Verändern Sie den Speicherort dieser Dateien, funktioniert die Verbindung der Loop Komponenten nicht mehr.
• Die Synchronisation der Loop Komponenten geschieht „live“ – ähnlich wie die „Automatisch Speichern“ Funktion in den Microsoft Apps, nur sehr viel schneller, da bereits kleinste Änderungen (einzelne Zeichen!) synchronisiert werden. Probieren Sie es einmal aus, es ist wirklich erstaunlich.
• Die Berechtigungen für den Zugriff können Sie bei jeder Loop Komponente individuell vergeben. Über Ihr OneDrive können Sie weitergehende Berechtigungen für diese Komponente erteilen. 
• Microsoft Loop Komponenten in Microsoft Teams Chats können verschachtelt werden: Fügen Sie eine Loop Komponente in einen Chat ein. Klicken Sie an das Ende der erstellten Loop Komponenten und fügen Sie „/“ ein. Es öffnet sich erneut das Menü zum Hinzufügen einer Loop Komponente und Sie können eine weitere einfügen. Die verschachtelten Loop Komponenten werden als eine .fluid Datei in Ihrem OneDrive gespeichert.

Sie haben tiefergehende Fragen zu Microsoft 365 oder möchten dieses auch in Ihrem Unternehmen einführen? Dann kommen Sie gerne auf uns zu.
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