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App-Idee - Was nun?

Thema: Microsoft Trends
Datum: 20.07.21
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Nina Behrensdorf

App-Idee - Was nun?

Ihr Unternehmen ist bereits auf dem Weg der Digitalisierung, dennoch wird in Ihrem Bereich noch viel auf Papier gearbeitet. Und dann passiert es mal wieder: die Umschläge sind aufgebraucht, keine Heftklammern mehr da und auch der Kugelschreiber hat mal wieder seinen Geist aufgegeben. Schnell Nachschub besorgen? Kein Problem! Sie rufen das Intranet auf, Drucken sich einen Büromaterial-Bestellschein aus, Tragen die Informationen in den Bestellschein ein, Scannen den Schein, Schicken ihn an das Materiallager… Auf einmal erscheint das Verschicken von Briefen nicht mehr als das größte Digitalisierungsproblem.

Sie haben Ihren Chef schon mehrmals nach digitalen Alternativen gefragt, doch wurden immer wieder vertröstet. Also warum nicht selbst in die Hand nehmen? Vor kurzem wurde Microsoft 365 bei Ihnen im Unternehmen eingeführt und einige findige Kollegen erzählen regelmäßig über die Möglichkeit schnell und einfach Applikationen mit Power Apps zu erstellen - und das ohne Programmierkenntnisse. Sie öffnen also das Power Apps Studio und erstellen eine leere Canvas: Doch wie fängt man überhaupt an?

Bei der Entwicklung von Power Apps Canvas Apps gibt es im Kern vier zentrale Fragen, die sie sich zu Beginn der App-Entwicklung stellen sollten:

  • Wer arbeitet mit der App? (Rollen)
  • Welche Aufgaben werden mit der App ausgeführt? (Funktionen)
  • Welche Informationen werden benötigt und/oder erfasst? (Daten)
  • Sind Entscheidungen notwendig?

Wer arbeitet mit der App?

Zunächst ist es wichtig festzuhalten, welche Personen an dem Geschäftsprozess beteiligt sind, den Sie digitalisieren wollen. In dem obigen Beispiel haben wir die Rollen Mitarbeiter und Materiallager (zusammengefasst für die Personen, die die Anfragen bearbeiten). Bei manchen Prozessen ist eventuell noch ein Vorgesetzter involviert der z.B. Genehmigungen erteilen muss. Diese Rolle sollte dann ebenfalls berücksichtig werden.

Welche Aufgaben werden mit der App ausgeführt?

Nachdem wir die Rollen definiert haben ist es wichtig zu wissen, welche Aufgaben von diesen Rollen übernommen werden. In unserem Fall füllen die Mitarbeiter den Bestellschein aus und verschicken diesen. Diese Aufgaben geben dann schon Auskunft darüber, welche Funktionen Ihre App denn eigentlich beinhalten soll: Das Ausfüllen und Abschicken von Bestellscheinen.

Welche Informationen werden erfasst?

Da Sie schon ein Formular als Vorlage haben, wissen Sie bereits, welche Daten in der App erfasst werden müssen. Eine wichtige Frage, die Sie sich noch stellen sollten: Müssen die Daten in einer Datenbank etc. gespeichert werden? Normalerweise schicken Sie den ausgefüllten Bestellschein an die Sammelmail des Materiallagers. Da unsere App den Prozess vom Ausdrucken, Ausfüllen und Einscannen des Scheins ablösen soll, reicht es die erfassten Daten einfach in eine E-Mail zu schreiben.

Sind Entscheidungen notwendig?

Zuletzt sollten Sie sich die Frage stellen: Müssen bestimmte Entscheidungswege, wie z.B. Genehmigungen oder Freigaben, im Prozess berücksichtigt werden? In unserem Beispiel ist keine Freigabe oder Genehmigung erforderlich. Jedoch gibt es auch Prozesse, in denen eine vorherige Freigabe durch spezifizierte Personen nötig wäre, wie z.B. bei Urlaubs- oder Reiseanträgen.

Durch die Beantwortung dieser Fragen haben Sie bereits den wichtigen ersten Schritt in der App-Entwicklung gemacht. Sie können nun bereits grob „skizzieren“, wie die Bildschirme der Apps aussehen sollen, welche Funktionen und welche Workflows die App beinhalten sollte.
Hierzu noch ein kleiner aber feiner Tipp: Fokussieren Sie sich bei der Beantwortung dieser Fragen nur auf den aktuellen Prozess. Oftmals fallen Ihnen bei dem Festhalten von Funktionen noch weitere Ideen ein: Auswahllisten für Materialelemente, Statusverfolgung von Materialanfragen usw. Diese Ideen sind wertvoll, allerdings steigern Sie auch die Komplexität bei der Entwicklung. Halten Sie Ihren Ideen daher fest und versuchen im ersten Schritt nur die wichtigsten Grundfunktionen umzusetzen und die App ansprechend und intuitiv zu gestalten.
Im Anschluss können Sie Ihre Ideen erneut aufgreifen und laufend anpassen bzw. die Funktionen erweitern.

Sie brauchen Unterstützung, möchten mehr über Power Apps erfahren oder die Umsetzung einfach mal in der Praxis sehen? Treten Sie in Kontakt mit uns, wir helfen Ihnen gerne weiter!



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Tim Wenger
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