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Wissensmanagement - der Schlüssel zu effizienten Projekten

Thema: Microsoft Trends
Datum: 27.04.21
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Maurice Grassee

Der Projektstart: Unübersichtlich und ineffizient

Viele von Ihnen werden folgendes Szenario kennen:
Ein neues Projekt soll ausgeschrieben oder endlich in die Tat umgesetzt werden.
Anfänglicher Freude und Tatendrang folgt dann oftmals ein wenig Ernüchterung, aufgrund des ineffizienten Projektstarts.
So schwirrt häufig dieser eine Gedanke durch den Raum: “Sowas ähnliches haben wir doch schonmal gemacht... Aber welche Person war für dieses Projekt nochmal verantwortlich und wo finde ich die zugehörigen Unterlagen? Vielleicht kann ich die Informationen nutzen, um zu Beginn darauf aufzubauen.”

Was folgt sind oftmals unzählige Nachrichten und Telefonate, um den damaligen Projektverantwortlichen zu identifizieren, diesen um Informationen zu bitten und im schlechtesten Fall entsprechende Unterlagen zu erhalten, die dann aber doch nicht wirklich weiterhelfen.
Am Ende dieses Prozesses ging viel Zeit ins Land und noch wurde kein konkreter Beitrag für das Projekt geleistet.
Doch auch das andere Extrem lässt sich besonders in größeren Unternehmen beobachten, sodass beispielsweise eine Anwendung entwickelt wird, die ein anderes Team des Unternehmens nahezu identisch bereits entwickelt hat. Hier werden folglich viele Ressourcen unwissend verschwendet und Prozesse damit unnötig in die Länge gezogen.

“Wissen ist Macht, aber gesammeltes Wissen ist Revolutionär”

Mit diesen (zugegeben sehr großen) Worten hebt Microsoft die unbestritten hohe Bedeutung des Wissensmanagements in einem Werbevideo für Viva Topics hervor.
Denn das Wissen ist oftmals vorhanden – es muss nur gebündelt, sichtbar und leicht zugänglich gemacht werden, damit das gesamte Unternehmen davon profitieren kann.

Mit Viva Topics möchte Microsoft genau dies erreichen, sodass die genannten Szenarien der Vergangenheit angehören und zu einer Effizienzsteigerung in Ihrem Unternehmen führen.

Zugang zum gesammelten Wissen des Unternehmens

So sollen Mitarbeiter künftig Wissen abrufen können, wenn diese es brauchen und somit agile Lösungsansätze entwickeln, die auf Ideen und Erfahrungen anderer Mitarbeiter aufbauen. Dazu müssen Informationen schneller gefunden werden können und der fachbezogene Austausch im Unternehmen gestärkt werden.
Hierfür werden in Viva Topics Themenseiten erstellt, die fachliches Wissen bündeln, auf zugehörige Experten verweisen oder durch diese Experten angepasst und ergänzt werden können.
Unterstützt durch künstliche Intelligenz (KI) werden den Anwendern stets aktualisierte und relevante Themenseiten präsentiert, die das Wissensmanagement extrem vereinfachen und effizient gestalten. Zusätzlich hilft die KI durch Vorschläge dabei, Verbindungen zwischen bisher separat behandelten Themen zu erkennen und diese miteinander zu verknüpfen.

Viva-Topics fügt sich nahtlos in die Microsoft 365-Umgebung ein

Basierend auf SharePoint-Online werden in Microsoft Viva Topics alle bereits bestehenden Sicherheits- und Zugangsbestimmungen in M365 berücksichtigt. Ebenso sind aufgrund der SharePoint-Basis individuelle Gestaltungsmöglichkeiten gegeben, sodass sich Viva Topics nahtlos in Ihr Corporate Design einbetten lässt.
Selbstverständlich kann die Anwendung auch mit wenigen Klicks in Microsoft Teams integriert werden, um die Zusammenarbeit und Kommunikation noch intelligenter zu gestalten.

Sie haben noch weitere Fragen dazu oder möchten das Wissensmanagement in Ihren Unternehmen effizienter gestalten?
Dann treten Sie gerne in einen unverbindlichen Austausch mit uns – wir freuen uns auf Sie.


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Roderik Bojanowski
Marktthemenmanager Microsoft 365