Information Lifecycle Management – Die intelligente Lösung für Ihr Datenmanagement

Die Vielzahl personenbezogener Daten im Unternehmen jederzeit im Einklang mit den Vorschriften der EU-DSGVO verwalten, gleichzeitig gesetzliche Aufbewahrungsfristen einhalten und das zu optimierten Kosten – klingt für Sie nach dem perfekten Information Lifecycle Management? Dank des SAP ILM-Moduls wird dies Realität.

Gute Gründe für ein digitales Information Lifecycle Management

Die am 25. Mai 2018 in Kraft getretene EU-DSGVO fordert von Unternehmen einen noch sensibleren Umgang mit personenbezogenen Daten als zuvor. Ob Fristen für die Aufbewahrung oder das Recht auf Auskunft für Personen über die Daten, die von Ihnen verarbeitet wurden – das neue Gesetz enthält viele Vorschriften, die beachtet werden müssen. Und es betrifft jedes Unternehmen, denn die Beschäftigung von Mitarbeitern ist untrennbar mit der Verarbeitung personenbezogener Daten verknüpft.

Ein Verstoß gegen dieses Gesetz kann mitunter empfindliche Geldstrafen von bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % Ihres gesamten weltweiten Jahresumsatzes nach sich ziehen. Zudem kann ein unsensibler Umgang mit personenbezogenen Daten Ihrem Unternehmensimage im schlimmsten Fall einen erheblichen Schaden zufügen und unerwünschte Folgen nach sich ziehen. Zu den EU-DSGVO-Vorschriften kommen andere Faktoren hinzu, wie z. B. gesetzliche Aufbewahrungszeiträume oder die Verwahrung der Daten für Rechtsfälle.

Der Aufwand, das eigene Information Lifecycle Management rechtskonform zu betreiben, ist mitunter riesig und von einer Personalabteilung hinsichtlich der Kosten und des Ressourcenbedarfes kaum zu leisten. Um dieser Zwickmühle zwischen Rechtskonformität und Kostendruck zu entgehen, schafft SAP ILM Abhilfe.

Jederzeit rechtskonform mit SAP ILM

SAP ILM ermöglicht es Ihnen, für die Datenarchivierung und -löschung Regeln im SAP-System festzulegen. Diese Regeln können alle relevanten rechtlichen Vorschriften abbilden sowie individuell von Ihnen gewünschte Aspekte. Sind die Regeln definiert, übernimmt SAP ILM ab diesem Zeitpunkt das Information Lifecycle Management für Sie.

Wie ein smartes Information Lifecycle Management aussehen kann, zeigt dieses Beispiel: Der Austritt einer Mitarbeiterin aus Ihrem Unternehmen wird im SAP-System erfasst. Gemäß den zuvor festgelegten Regeln ermittelt SAP ILM nun mit Hilfe von Archivierungsobjekten umgehend die Daten, die zu löschen sind. Nach Kontrolle und Freigabe durch eine berechtigte Person, löscht SAP ILM die Daten endgültig. Die Löschung erfolgt somit zeitnah und im Einklang mit den gesetzlichen Vorgaben.

Aber auch in anderen SAP-Modulen außerhalb von SAP HCM stellt SAP ILM eine echte Hilfe dar. Viele Dokumente haben nur eine gewisse Nutzungsdauer, nach deren Ende sie nicht mehr aktiv verwendet werden. Dennoch dürfen diese Daten nicht immer sofort vernichtet werden, beispielsweise aufgrund von Aufbewahrungspflichten. In SAP ILM werden diese Daten, basierend auf den festgelegten Regeln und anhand der Archivierungsobjekte, gefiltert und in ein Archiv verschoben. Die Verwahrung im Archiv

• ermöglicht die Einschränkung des Zugriffs auf die Daten,
• entlastet Ihr SAP-System,
• erhöht dessen Performance und
• ist zudem deutlich kostengünstiger.

Neue gesetzliche Regelungen stellen bei alledem selbstverständlich kein Problem dar – SAP ILM ist ein flexibles System: Die festgelegten Regeln zum Archivieren und Löschen der Daten lassen sich jederzeit ändern. Die Funktionen „Legal Case Management“ und „Legal Hold“ helfen zudem bei der Verwaltung von Archivierungsobjekten vor dem Hintergrund von Rechtsfällen.

Nutzen Sie das Potenzial Ihrer SAP-Lizenz

Wenn Sie bereits eine SAP-Lizenz erworben haben, ist der Weg zum rechtskonformen Information Lifecycle Management nicht mehr weit. Dennoch gibt es bei der Implementierung einiges zu beachten. Daher stehen Ihnen unsere SAP-Experten von BTC bei der Integration von SAP ILM in Ihr bestehendes SAP-System gerne zur Seite – sprechen Sie uns an!